Đổi nhà cung cấp thực phẩm cho bếp ăn công nhân là việc ít ai muốn làm hai lần. Chọn sai, bếp sẽ gặp những ngày hàng đến trễ khi ca sáng sắp ăn, những tuần giá nhảy mà không ai báo trước, và những lần phải chạy ra chợ mua bù rồi thiếu chứng từ.
Dưới đây là 8 điểm phòng hành chính hoặc thu mua nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng. Thứ tự đi từ giấy tờ đến vận hành thực tế.
1. Hồ sơ pháp lý và an toàn thực phẩm
Tối thiểu cần có:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đúng ngành nghề kinh doanh thực phẩm.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc chứng nhận HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực.
- Khả năng xuất hóa đơn VAT cho từng đợt mua.
Nếu nhà cung cấp chần chừ khi được hỏi những giấy này, đó là tín hiệu đủ để dừng.
2. Nguồn hàng đến từ đâu
Hỏi cụ thể từng nhóm: rau củ lấy từ vùng nào, thịt heo qua lò mổ nào, cá từ đâu. Nhà cung cấp có nguồn rõ sẽ trả lời ngay và gửi được hồ sơ nguồn gốc. Câu trả lời kiểu "lấy ở chợ đầu mối, hàng nào cũng có" nghĩa là chất lượng sẽ lên xuống theo ngày.
3. Giao được theo ca không
Nhà máy chạy hai, ba ca cần nhà cung cấp chịu giao theo lịch bếp, không phải theo lịch xe của họ. Hỏi rõ:
- Giao được khung giờ nào (sáng sớm, trưa, chiều).
- Một ngày giao được mấy chuyến.
- Phát sinh tăng ca đột xuất thì báo trước bao lâu là kịp.
Cách vận hành bếp nhiều ca có thể tham khảo thêm ở bài Giải pháp cung ứng thực phẩm cho nhà máy hoạt động 3 ca.
4. Khoảng cách từ kho đến nhà máy
Nhà cung cấp ở xa vẫn giao được, nhưng mọi sự cố (kẹt xe, thiếu hàng, đổi hàng) đều tốn thêm thời gian. Với các khu công nghiệp ở Đồng Nai, nhà cung cấp đặt tại Biên Hòa hoặc các huyện lân cận có lợi thế rõ khi cần giao bổ sung trong ngày.
5. Quy cách hàng có đều không
Bếp công nghiệp chia khẩu phần theo định mức. Thịt cắt không đều, rau củ lẫn nhiều loại kích cỡ thì hao hụt tăng và khó giữ định lượng mỗi suất. Nên yêu cầu nhà cung cấp ghi quy cách vào báo giá (ví dụ thịt nạc vai cắt lát, cá phi lê không xương) và giao thử vài chuyến trước khi chốt.
6. Báo giá có minh bạch không
So sánh báo giá giữa các nhà cung cấp không chỉ là so đơn giá. Cần cùng quy cách, cùng đơn vị tính, cùng điều kiện VAT và thời hạn giữ giá. Chi tiết cách so sánh ở bài So sánh báo giá thực phẩm cho bếp ăn tập thể.
Một câu nên hỏi: khi giá thị trường tăng, nhà cung cấp báo trước bao lâu và có đề xuất hàng thay thế không?
7. Xử lý thế nào khi có sự cố
Hỏi thẳng ba tình huống:
- Hàng giao đến không đạt chất lượng: đổi trong bao lâu?
- Giao thiếu so với đơn: bù bằng cách nào, trong ngày hay hôm sau?
- Có sự cố an toàn thực phẩm: nhà cung cấp phối hợp truy xuất nguồn gốc ra sao?
Câu trả lời nên được ghi vào hợp đồng, không chỉ hứa miệng. Nhà cung cấp có bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn ở tình huống thứ ba.
8. Ai là người phụ trách
Một đầu mối cố định, nghe máy được từ sáng sớm, quan trọng hơn nhiều lời cam kết trong hồ sơ năng lực. Hỏi tên, số điện thoại người sẽ phụ trách tài khoản của nhà máy, và người thay thế khi người đó nghỉ.
Bảng kiểm tra nhanh
| Điểm kiểm tra | Cách xác minh |
|---|---|
| Hồ sơ pháp lý, ATTP | Xem bản sao giấy tờ, kiểm tra hạn hiệu lực |
| Nguồn hàng | Hỏi từng nhóm hàng, xin hồ sơ nguồn gốc |
| Giao theo ca | Ghi khung giờ vào hợp đồng, giao thử |
| Khoảng cách | Hỏi địa chỉ kho, thời gian giao bổ sung |
| Quy cách | Ghi quy cách vào báo giá, giao thử 1–2 tuần |
| Báo giá | So cùng quy cách, đơn vị tính, VAT |
| Sự cố | Ghi cách xử lý vào hợp đồng |
| Đầu mối | Có tên, số điện thoại người phụ trách |
TPS1 trả lời 8 điểm này thế nào
Thực Phẩm Số Một đặt tại Tam Hiệp, Biên Hòa, cung cấp thực phẩm cho bếp ăn nhà máy và khu công nghiệp ở Đồng Nai. Hơn 109 doanh nghiệp và bếp ăn tập thể đang lấy hàng thường xuyên, 99,8% chuyến hàng đến đúng hẹn. Quy trình đạt chứng nhận ISO 22000 và HACCP, có bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm 5 tỷ đồng, mỗi doanh nghiệp có một đầu mối phụ trách cố định.
Xem chi tiết: Cung cấp thực phẩm cho nhà máy, xí nghiệp tại Đồng Nai