Sau mỗi vụ việc về bữa ăn bán trú được báo chí đưa tin, các Sở Giáo dục và Sở Y tế thường yêu cầu trường học rà soát lại nguồn thực phẩm. Trường nào có sẵn hồ sơ nhà cung cấp gọn gàng thì đợt rà soát chỉ mất một buổi. Trường nào để giấy tờ rải rác ở kế toán, ở bếp, ở ban giám hiệu thì mất cả tuần.
Bài này gom lại những giấy tờ nhà trường nên giữ, chia theo ba thời điểm: trước khi ký hợp đồng, mỗi chuyến hàng, và hằng tháng.
Trước khi ký hợp đồng
Đây là bộ hồ sơ dùng để chọn nhà cung cấp và để trình khi có đoàn kiểm tra hỏi "vì sao chọn đơn vị này".
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nhà cung cấp, đúng ngành nghề kinh doanh thực phẩm.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc chứng nhận HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực (theo quy định hiện hành, cơ sở có các chứng nhận này thuộc diện không phải cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện ATTP).
- Hồ sơ năng lực: kho bãi, phương tiện giao hàng, danh sách khách hàng đang phục vụ.
- Danh mục hàng hóa kèm nguồn gốc: rau củ từ vùng nào, thịt từ lò mổ hoặc nhà phân phối nào.
- Báo giá chi tiết theo danh mục, có đơn vị tính và quy cách.
Nên kiểm tra thêm bằng thực tế: hỏi trường khác đang dùng nhà cung cấp này, hoặc đến xem kho nếu có thể. Một số hướng dẫn của địa phương cũng khuyến nghị nhà trường thẩm định năng lực thực tế của đơn vị cung cấp, như số trường đang phục vụ, khoảng cách vận chuyển và khả năng giao đúng giờ.
Hợp đồng nên ghi rõ những gì
Hợp đồng mua bán là một trong các giấy tờ bếp phải kiểm tra ở bước 1 kiểm thực (theo Quyết định 1246/QĐ-BYT). Ngoài giá và thanh toán, hợp đồng nên có:
- Khung giờ giao hàng và cách xử lý khi giao trễ.
- Giấy tờ đi kèm mỗi chuyến: hóa đơn, phiếu giao hàng; nhóm hàng nào kèm bản sao giấy kiểm dịch.
- Tiêu chuẩn chất lượng của từng nhóm hàng và quyền trả hàng khi không đạt.
- Trách nhiệm khi xảy ra sự cố an toàn thực phẩm, bao gồm nghĩa vụ phối hợp truy xuất nguồn gốc.
- Cách báo giá khi thị trường biến động: báo trước bao nhiêu ngày, có đề xuất hàng thay thế không.
Mỗi chuyến hàng
Những giấy tờ này đi cùng sổ kiểm thực bước 1:
- Phiếu giao hàng ghi chủng loại, khối lượng, có chữ ký người giao và người nhận.
- Hóa đơn (hoặc theo thỏa thuận xuất gộp theo kỳ).
- Với thịt, cá, hải sản tươi sống hoặc đông lạnh: giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (bản sao).
- Với hàng bao gói sẵn: kiểm tra nhãn, hạn sử dụng ngay khi nhận.
Bếp ghi kết quả kiểm tra vào Mẫu số 1 của sổ kiểm thực. Chi tiết xem bài Kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn.
Hằng tháng hoặc theo kỳ
- Bảng đối chiếu công nợ và hóa đơn VAT của kỳ, để kế toán quyết toán tiền ăn.
- Cập nhật hồ sơ nguồn gốc khi nhà cung cấp đổi nguồn hàng (ví dụ đổi vùng trồng rau theo mùa).
- Biên bản xử lý các lần hàng không đạt, nếu có.
Sắp xếp sao cho dễ tìm
Một cách đơn giản nhiều trường đang dùng: mỗi nhà cung cấp một bìa hồ sơ, chia ba ngăn đúng như ba phần ở trên. Bản scan lưu thêm trong một thư mục chung để ban giám hiệu, kế toán và bếp cùng xem được. Khi đoàn kiểm tra đến, chỉ cần mở đúng bìa.
Nhà cung cấp nên chủ động gửi hồ sơ
Nhà cung cấp làm việc lâu năm với trường học sẽ hiểu bộ hồ sơ này và gửi sẵn từ đầu, không đợi nhà trường hỏi từng giấy. Thực Phẩm Số Một cung cấp thực phẩm cho bếp bán trú tại Biên Hòa và Đồng Nai: quy trình đạt chứng nhận ISO 22000 và HACCP, có bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm 5 tỷ đồng, xuất hóa đơn VAT cho từng đợt mua và gửi hồ sơ nguồn gốc theo nhóm hàng khi nhà trường yêu cầu.
Xem quy trình chi tiết: Cung cấp thực phẩm cho trường học tại Đồng Nai · Hồ sơ năng lực TPS1
Tham khảo:
- Quyết định 1246/QĐ-BYT ngày 31/3/2017 của Bộ Y tế về kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn (LuatVietnam).
- Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Điều 12 khoản 1 (trích văn bản).