Bếp ăn của cơ quan, văn phòng doanh nghiệp thường chỉ nấu vài chục đến vài trăm suất mỗi ngày. Nhưng người phụ trách lại phải lo nhiều giấy tờ hơn bếp nhà máy: báo giá để trình duyệt, hợp đồng theo quy chế mua sắm của đơn vị, hóa đơn để quyết toán từng kỳ.
Bài này gợi ý cách làm cho gọn ở ba khâu.
Khâu 1: chuẩn bị danh mục trước khi xin báo giá
Một danh mục rõ ràng giúp các báo giá so sánh được với nhau và dễ trình duyệt. Danh mục nên có:
- Tên mặt hàng và quy cách (ví dụ thịt heo nạc vai cắt lát, không ghi chung chung "thịt heo").
- Đơn vị tính thống nhất (kg, quả, chai, lít).
- Sản lượng dự kiến mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
- Địa chỉ bếp và khung giờ nhận hàng.
Gửi cùng một danh mục cho các nhà cung cấp. Cách so sánh các báo giá nhận về được trình bày ở bài So sánh báo giá thực phẩm cho bếp ăn tập thể.
Khâu 2: chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng
Thủ tục chọn nhà cung cấp (lấy mấy báo giá, ai duyệt, có cần tổ chức lựa chọn nhà thầu không) phụ thuộc vào quy chế của từng đơn vị và quy định về mua sắm áp dụng cho đơn vị đó. Bộ phận tài chính, kế toán của cơ quan sẽ nắm rõ phần này.
Về phía nhà cung cấp, bộ hồ sơ thường cần xin:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Hồ sơ năng lực.
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc chứng nhận HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực.
- Báo giá có chữ ký, đóng dấu, ghi rõ thời hạn hiệu lực.
Hợp đồng nên ghi rõ: danh mục và đơn giá (hoặc cơ chế điều chỉnh giá), khung giờ giao, giấy tờ đi kèm mỗi chuyến, cách xử lý hàng không đạt, kỳ đối chiếu và thanh toán.
Khâu 3: giữ chứng từ để quyết toán
Bếp nhỏ thường gặp rắc rối ở khâu này nhất: đặt hàng qua điện thoại, giao hàng không có phiếu, cuối tháng hóa đơn không khớp số lượng thực nhận. Ba thói quen giúp tránh:
- Mỗi chuyến hàng có phiếu giao nhận, ghi số lượng thực nhận, có chữ ký hai bên.
- Hóa đơn VAT xuất theo từng đợt hoặc theo kỳ đã thỏa thuận, đối chiếu với phiếu giao nhận trước khi thanh toán.
- Đặt hàng bằng văn bản (tin nhắn Zalo, email hoặc hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp) thay vì gọi điện, để có dấu vết khi cần đối chiếu.
Bếp ăn cơ quan cũng là bếp ăn tập thể, nên vẫn thực hiện kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn với bữa từ 30 suất trở lên. Chi tiết ở bài Kiểm thực ba bước và lưu mẫu thức ăn.
Một đầu mối, một hóa đơn
Với bếp nhỏ, mua mỗi nhóm hàng ở một nơi (rau một mối, thịt một mối, đồ khô một mối) nghĩa là ba bộ hóa đơn, ba lần đối chiếu mỗi tháng. Gom về một nhà cung cấp đủ nhóm hàng giúp giấy tờ gọn hơn nhiều.
Thực Phẩm Số Một cung cấp đủ các nhóm rau củ, thịt cá, hàng đông lạnh, gia vị cho bếp ăn cơ quan, văn phòng tại Đồng Nai. TPS1 báo giá theo đúng danh mục đơn vị gửi, xuất hóa đơn VAT cho từng đợt mua và gửi hồ sơ năng lực khi cần làm thủ tục chọn nhà cung cấp. Đơn vị lấy hàng thường xuyên được cấp tài khoản trên Cổng đối tác để đặt hàng và xem lại lịch sử đơn.
Xem thêm: Cung cấp thực phẩm cho bếp ăn cơ quan · Hồ sơ năng lực TPS1